申请流程

1

博士生提出申请，经导师批准后由所在学院进行的初审。

填写《西安交通大学短期出国访学项目学生申请表》并附有关证明材料，包括学术论文的刊物封面、目录及论文首页复印件；专著封面和版权页复印件；获奖证书及专利证书复印件等

2

研究生院组织有关专家进行选优评审，确定获得资助的博士生名单。

3

获得资助的博士生须与学校签订《西安交通大学博士生短期出国协议书》，明确权利、责任与义务。

通常导师为博士生的自然保证人，承担相关责任。担保人必须具备《西安交通大学博士生短期出国协议书》中所要求的条件。协议书需公证。提交一份公证协议书给研究生院（邓老师 82668580 主楼E座1310室）。

4

办理《西安交通大学学生出访审批表》及学籍手续。

《西安交通大学研究生因公长期出访审批表》 ：http://international.xjtu.edu.cn/info/1076/3414.htm，

《研究生短期出国协议》：http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3773.htm  

5

办理资助证明。

一式两份，模板下载：http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3778.htm  

6

办理护照、签证。

申请因私护照

7

办理留学资助经费。

预订机票，取得机票价格及出票处转账信息，持护照签证、学生出访审批表、国外邀请信复印件及翻译件至研究生院吴老师处（吴老师 82668991 主楼A座202室）办理网上经费申请，财务处办理经费暂付手续。

报销流程

1

作校内报告。

面向校内，时间、地点自定。须在回国后一个月内完成。

2

提交总结、考核表

总结模板下载：http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3781.htm   ）；提交学院负责老师；考核表需在回国前由外方老师完成，回国后提交纸质材料。

3

开具《出国项目成果报告表》

http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3779.htm  

4

报销相关费用。

提交《出国项目成果报告表》至研究生院审核（吴老师 82668991 主楼A座202室）并打印报销单，提交相关票据（国内购机票者需附购票发票）至主楼E座2楼财务大厅报销。

延期改派

1

提交延期/改派报告

提交个人延期申请（http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3767.htm   ）、国内外导师证明材料等。提交研究生院（邓老师 82668580 主楼E座1310室）

2

研究生院确定延期/改派结果

最多延期6个月。

3

办理延期期间派出手续

《西安交通大学研究生因公长期出访审批表》 ：http://international.xjtu.edu.cn/info/1076/3414.htm  

整体派出时间≥12个月：网上申请休学，学院审批后提交纸质材料交由研究生院审批（吴老师 主楼A座202）

整体派出时间＜12个月：《研究生短期出国协议》：http://gs.xjtu.edu.cn/info/1083/3773.htm